Fallstudie : Hur en europeisk chef optimerar sina resor tack vare affärsflyg med AEROAFFAIRES

Tid är inte bara en knapp resurs, det är en av de mest strategiska tillgångarna i ett modernt företag. I ett ekonomiskt sammanhang där varje tillfälle kan göra skillnad kan förmågan att agera snabbt – att vara på rätt plats vid rätt tidpunkt – ändra kursen i en förhandling, påskynda ett beslut eller säkra ett viktigt partnerskap. Affärsresor, som länge hanterades som en enkel stödfunktion, är nu centrala för ledningsgruppernas resultat.

När en resa omfattar flera länder, kontakter på hög nivå och snäva tidsfrister blir affärsflyget en konkret hävstång för effektivitet och framförhållning. Att ta ett privatflygplan är inte en fråga om image eller prestige, utan snarare en fråga om att ta tillvara sina resurser. Framför allt är det ett arbetsverktyg som gör att du kan bevara det som är viktigt: användbar tid, flexibilitet och optimal förberedelse för beslut. Tidningen Capital uppskattar att en VD som gör ett trettiotal resor per år kan spara motsvarande en månads arbete genom att använda en privatjet – ett tydligt bevis på hur mycket tid som står på spel.

Denna fallstudie illustrerar hur AEROAFFAIRES, som har varit flygmäklare i över 30 år, hjälpte VD:n för en europeisk koncern som specialiserar sig på hållbar mobilitetsteknik att förbereda och genomföra en strategisk rundtur i Europa. Ett uppdrag som sträckte sig över tre dagar, tre länder, tre olika utmaningar, med ett centralt behov: att spara tid.

Bakgrund till uppdraget med flygresor med AEROAFFAIRES

Uppdraget som väntar den här chefen är avgörande på europeisk nivå. Kunden är verkställande direktör för en fransk industrikoncern som är verksam inom sektorn för mobilitetssystem med låga utsläpp. Hans företag har flera produktionsanläggningar i Europa, upprätthåller tekniska partnerskap med specialiserade leverantörer och deltar regelbundet i internationella tankesmedjor om energi och innovation. Med andra ord är hans schema minutiöst och hans resor ofta strategiska.

För just den här resan är programmet särskilt digert, med tre huvudmål:

• Besök hos en partnerfabrik i Stuttgart för att validera uppstarten av en ny produktionslinje. På plats är syftet att kontrollera att denna industrianläggning kommer att kunna öka sina volymer utan problem, vilket är en viktig förutsättning för den kommande lanseringen av en ny produkt.
• Möte med en strategisk leverantör i Milano för att teckna ett flerårigt leveransavtal. Leverantören levererar en nyckelkomponent och genom att teckna ett flerårigt avtal säkras koncernens leveranskedja, vilket innebär att brist och prisfluktuationer undviks.
• Talar i Paris vid ett internationellt forum om energiinnovation, där offentliga beslutsfattare och investerare deltar. VD kommer att bjudas in att tala vid detta evenemang, som kommer att ge företaget en hög profil och ge möjlighet till nätverkande på hög nivå.

Tre kritiska möten i tre olika miljöer (industri, affärer, institutioner) under tre dagar i följd – med mycket snäva tidsramar. Ledningsgruppen började naturligtvis med att titta på kommersiella flygförbindelser för att förbinda dessa etapper, men mycket snabbt blev begränsningarna uppenbara.

Begränsningar som identifierats med kommersiella flygningar:

• Obligatoriska anslutningar. Det fanns ingen direkt rutt som på ett effektivt sätt kunde förbinda Stuttgart, Milano och sedan Paris på den tid som stod till buds. Chefen skulle behöva göra flera mellanlandningar och byta flygplan, med risk för att missa en anslutning vid en försening.
• Olämpliga tidtabeller. De reguljära flygningar som är tillgängliga på de begärda datumen motsvarar inte kraven för mötena. Till exempel anlände det enda flyget från Paris till Stuttgart på morgonen för sent för fabriksbesöket kl. 10.00, vilket tvingade dem att åka dagen innan och tillbringa en extra natt där.
• Förlorad tid i terminaler. Även om flyget är optimerat innebär varje kommersiellt flyg en del väntan: incheckning, säkerhetskontroller, ombordstigning, avstigning, bagageutlämning etc. Allt som allt ”förloras” timmar, vilket förlänger arbetsdagen.
• Ökad trötthet. Två kommersiella flygningar på tre dagar, med tidiga morgnar, byten och stress över deadlines, skulle göra chefen utmattad, vilket skulle påverka hans eller hennes effektivitet under viktiga möten negativt.
• Risk för oförutsedda händelser. Flygförseningar eller inställda flyg, strejker, förlorat bagage – alla okontrollerbara faktorer som skulle kunna spåra ur resans kritiska schema.

Matematiken är tydlig. Om företaget skulle hålla sig till det kommersiella flygets tidtabell skulle det förlora motsvarande två arbetsdagar bara i transit- och väntetid. Med andra ord två hela dagar då chefen och hans team inte skulle kunna arbeta produktivt med sina ärenden. Med missade anslutningar som måste undvikas och extra hotellnätter skulle den traditionella resplanen avsevärt försvaga uppdragets effektivitet.

Chefsassistenten, som ansvarar för VD:ns dagbok, spelar här en avgörande roll. Hon insåg risken för ineffektivitet och letade efter ett alternativ. Hon kontaktade AEROAFFAIRES, en affärsflygmäklare med över trettio års erfarenhet, för att undersöka en skräddarsydd lösning. Förfrågan skickades in sent på eftermiddagen samma dag… och svaret lät inte vänta på sig.

Intervention av AEROAFFAIRES, Europas ledande conciergetjänst för flygbolag

Analys av förfrågan

Så snart de hade kontaktats gick AEROAFFAIRES kundteam igenom de viktigaste parametrarna för den resa som skulle organiseras:

• Antal passagerare: Chefen reser med några kollegor (4 till 6 personer). Flygplanet måste kunna rymma dem alla bekvämt och göra det möjligt för dem att arbeta ombord.
• Resväg med flera destinationer: Flera etapper (Paris – Stuttgart – Milano – retur till Paris) på kort tid, med på varandra följande flygningar och flygplanet stationerat på plats under varje möte.
• Resans totala längd: Tre intensiva dagar, med flygplan och besättning i ständig beredskap. Samordningen måste vara minutiös för att säkerställa att varje avgång, flygning och ankomst sker vid rätt tidpunkt.
• Kravpå sekretess: Känsliga tekniska dokument och kontrakt ombord – absolut diskretion krävs för att kunna arbeta lugnt under flygningarna.
• Flexibel tidtabell: Tidtabellen måste kunna justeras fram till dagen före beroende på hur förhandlingarna fortskrider (t.ex. senarelägga en start om ett möte drar ut på tiden).
• Samordning på marken: Vid varje etapp väntar en privatchaufför på asfalten för att ta teamet direkt till mötet, utan att gå via de offentliga terminalerna.

Tack vare denna analys kan en sammanhängande skräddarsydd lösning föreslås på mindre än två timmar.

Val av flygplan

Uppdraget krävde en lätt jet som var både bekväm och hade tillräcklig räckvidd för direkta, non-stop intra-europeiska flygningar. AEROAFFAIRES föreslog Cessna Citation CJ4. Denna business jet erbjuder ett antal fördelar som motsvarar de behov som identifierats:

• Kapacitet: upp till 6 passagerare, perfekt för VD och hans nära team.
• Tyst st uga: en tyst, ljudisolerad interiör, perfekt för ostört arbete under flygningen. Den rymliga kabinen har lutande lädersäten, utfällbara datorhyllor och stora fönster för naturligt ljus.
• Förlängd räckvidd: cirka 3 700 km räckvidd, vilket placerar CJ4 bland de bästa i sin kategori och möjliggör direktflyg mellan Paris, Stuttgart och Milano utan tankning. Detta täcker mer än behoven för resor till flera städer.
• Flygplatsens mångsidighet: CJ4 kan använda relativt korta landningsbanor (från ~ 1 500 m för start). Den kan därför landa på sekundära affärsflygplatser, närmare industriområden eller stadskärnor, och undvika de stora överbelastade knutpunkterna.

Kunden accepterade snabbt detta alternativ. De är vana att resa via flygplatsen Paris-Le Bourget och uppskattar att kunna komma direkt till flygplanet, utan köer eller en labyrintisk väg genom en kommersiell terminal. På Le Bourget, som är Europas ledande flygplats för affärsflyg, tar det i allmänhet bara 15 minuter från ankomst till den privata terminalen till dess att ett jetplan lyfter, medan en reguljär flygning kräver två timmars förvarning. För den här chefen är denna tidsbesparing och den diskretion som erbjuds från och med ombordstigningen en avgörande fördel.

Komplett logistikorganisation: en dörr-till-dörr-tjänst från AEROAFFAIRES

AEROAFFAIRES samordnar sedan hela uppdraget på ett uttömmande sätt och uppmärksammar de minsta logistiska detaljerna:

• Skräddarsydd flygplanering: Tidtabellen för varje flygning anpassas exakt till kraven för mötena. Om fabriksbesöket till exempel avslutas kl. 12.00 lyfter jetplanet strax därefter till Milano för att undvika onödiga förseningar. Omvänt kommer planet inte att avgå förrän teamet är redo, vilket ger en flexibilitet som inte är tillgänglig på reguljärflyg.
• Reserverade flygplatser: landnings- och starttider erhålls i förväg från Stuttgarts och Milanos flygplatser för att säkerställa att planet kan avgå och anlända vid de planerade tiderna, även i händelse av tung trafik. Det finns ingen risk att flyga i cirklar över en överbelastad flygplats.
• Chaufförsbil på asfalten: så snart planet landar i Stuttgart eller Milano väntar ett privat fordon på teamet vid flygplanets fot.
• Personlig service ombord: en särskild cateringtjänst tillhandahålls ombord på flygplanet. Lätta måltider, med hänsyn till allergier och chefens preferenser, serveras ombord så att du kan äta utan att slösa bort tid. Ingen tung måltid är påtvingad: teamet kan välja att arbeta eller vila under flygningen.
• Internetanslutning under flygning: jetplanet är utrustat med höghastighets-Wi-Fi, vilket säkerställer att chefen och hans eller hennes personal förblir kontinuerligt anslutna. De kan skicka e-post, delta i videokonferenser eller finjustera en presentation under flygningen, precis som om de vore på kontoret, allt i en konfidentiell och säker miljö.

Syftet med dessa arrangemang är inte att öka antalet lyxtjänster, utan att eliminera all onödig friktion. Allt från flygplan till marktransport ordnas för att säkerställa att varje övergång blir så smidig som möjligt. AEROAFFAIRES tar hand om samordningen av allt, vilket gör att cheferna kan koncentrera sig helt på sina affärsfrågor. Som de själva uttrycker det: ”Med affärsflyg håller du fokus på ditt uppdrag och behöver inte oroa dig för logistiken kring din resa”. Denna filosofi styr den organisation som sätts upp för uppdraget.

Schema för uppdraget

Dag 1 – Paris ✈ Stuttgart

Avresa: Privatflyget lyfter från Le Bourget kl. 7.30. Ombordstigningen sker snabbt och smidigt, utan onödig väntan: så snart chefen anländer till affärsterminalen går han ombord och planet lämnar asfalten på utsatt tid.

Ankomst: Klockan 9.10 landar planet i Stuttgart. En privatchaufför mötte teamet vid flygplanets fot och tog dem omedelbart till industriområdet, där besöket inleddes omkring kl. 10.00.

Platsbesök: Mötet gick av stapeln utan problem eller förseningar. Under två timmar undersökte partnerns ingenjörer och VD den nya produktionslinjen och godkände uppstarten av den. Tack vare sin punktlighet och koncentration fick chefen all nödvändig information och åkte därifrån övertygad om att den extra produktionskapaciteten skulle finnas där.

I slutet av dagen hade det första målet uppnåtts utan överdriven trötthet. Teamet utnyttjar den lediga kvällen för att vila eller förbereda rapporter innan de tar itu med resten av uppdraget.

Dag 2 – Stuttgart ✈ Milano

Morgon: Under den andra dagen är det ingen kamp mot klockan för att hinna med ett kommersiellt flyg. Chefen kan hantera några filer från Stuttgart på morgonen, och privatplanet väntar bara på hans signal att lyfta.

Start mot Milano: Tidigt på eftermiddagen lämnar planet Stuttgart för Milano (cirka 1 timmes flygning). Under resan slutför teamet sin förhandlingsstrategi i lugnet i kabinen och med hjälp av internetuppkopplingen. De sista justeringarna av leveransavtalet är klara att presenteras vid landningen.

Ankomst och möte: CJ4 landar direkt på Milano-Linate flygplats. På bara några minuter når teamet huvudkontoret hos den strategiska leverantören. Eftermiddagen ägnades åt att förhandla om det fleråriga kontraktet. Väl förberedda och utan tidspress (returflyget var planerat till nästa dag) förde chefen konstruktiva diskussioner. Resultatet blev att en principöverenskommelse nåddes i slutet av dagen, där båda parter hade kunnat diskutera under goda förhållanden.

På kvällen stannar teamet kvar i Milano. De har kunnat pusta ut och finjustera sina presentationer inför nästa dags forum, istället för att behöva göra en sen hemresa. En god natts sömn gör dem redo för den sista etappen.

Dag 3 – Milano ✈ Paris (forum)

Återresa med flyg: Tidigt på morgonen lyfter planet igen från Milano. Klockan 8.30 landar det på Paris-Le Bourget. Ett fordon väntar på asfalten för att ta gruppen till forumet, som börjar på morgonen.

Talar på forumet: I slutet av förmiddagen går VD upp på scenen inför offentliga beslutsfattare och investerare. Han framförde sitt budskap tydligt och entusiastiskt – utan att ett spår av trötthet påverkade hans prestation. Han träffade huvudet på spiken och kunde knyta värdefulla kontakter under den efterföljande lunchen.

Avslutning: I slutet av eftermiddagen avslutades uppdraget med en återresa till företagets huvudkontor. De tre inledande målen hade uppnåtts utan problem. Chefen återvände till sitt team nästa dag, redo att kapitalisera på dessa framgångar, utan att behöva återhämta sig från de långa restimmarna.

Observerade resultat

Sparadtid: Genom att välja affärsflyg har chefen sparat in motsvarande två arbetsdagar som annars skulle ha gått förlorade i resor och väntan. Dessa timmar sparades inte bara på papperet: de återinvesterades i strategi, förberedelser och analys under hela uppdraget. I stället för att sitta fast på en flygplats eller i ett flygplan utan att kunna göra några framsteg i sina ärenden använde VD:n tiden till att finjustera sina förhandlingar och förfina sina beslut. Under hela resan kan man uppskatta att cirka 15-16 timmars restid kunde undvikas tack vare privatflyget – användbar tid som direkt bidrog till att de tre mötena blev en framgång.

Kontinuitet i arbetet: Valet av privatjet säkerställde en anmärkningsvärd kontinuitet i arbetet under hela resan. Den rymliga och tysta kabinen på Citation CJ4 fungerade som ett riktigt flygande mötesrum, där teamet kunde hålla arbetssessioner i luften. Dokument utlagda på bordet, konfidentiella samtal från klubbstolen, sista minuten-korrigeringar av ett kontrakt: inget av detta hade varit möjligt på en vanlig kommersiell flygning. Tack vare Wi-Fi-uppkopplingen och den privata miljön kunde chefen förbli produktiv mellan varje steg, medan andra skulle ha drabbats av perioder av påtvingad inaktivitet. Studier har till och med visat att produktiviteten hos chefer på resande fot kan multipliceras med 5 till 7 när flygningen sker med business jet.

Påverkan på kvaliteten på diskussionerna: Att anlända utvilad och perfekt förberedd har en direkt inverkan på kvaliteten på mötena. Chefen, som var fri från den stress och trötthet som vanligtvis förknippas med snabba resor, kunde närma sig varje möte med maximal koncentration och en positiv attityd. Detta påverkade tonen i förhandlingarna: både i Stuttgart och Milano fördes diskussionerna i en konstruktiv atmosfär, utan nervositet eller brådska på grund av eventuella förseningar. Vid forumet i Paris gjorde talarens fräscha inställning att hans anförande blev tydligare och mer övertygande. Kort sagt, chefen kunde ge allt i varje skede, vilket resulterade i mer exakta beslut och en bättre förmåga att lyssna på dem han talade med.

Kontroll över bild och sekretess: Affärsflyget gjorde det också möjligt för oss att behålla kontrollen över historien kring den här resan. Till skillnad från en kommersiell resa hölls den här resan helt under radarn: ingen närvaro i de överfulla boardingloungerna, ingen risk att stöta på en konkurrent eller en nyfiken journalist under en anslutningsflygning. Denna organisatoriska diskretion var en stor tillgång när det gällde att bevara konfidentialiteten i de pågående förhandlingarna. Mer allmänt ger resor med privatjet ett nästan absolut skydd mot nyfikna ögon eller industrispionage. Som en del av detta uppdrag kunde chefen resa inkognito utan att dra till sig medias eller spekulanters uppmärksamhet.

Vad ledningsgruppen minns

För VD:n och hans team visar den här lyckade resan att mervärdet inte bara ligger i själva flygplanet, utan framför allt i hur uppdraget organiserades från början till slut. Här är de lärdomar som de har dragit:

• Ett dedikerat team: Att ha en enda, lyhörd kontaktperson på AEROAFFAIRES gjorde hela skillnaden. Från den första kontakten till den slutliga återkopplingen övervakade denna rådgivare projektet och justerade varje detalj i realtid. Ledningen uppskattade särskilt att kunna räkna med en 24/7-service som var medveten om den strategiska betydelsen av varje flygning.
• Förutse oförutsedda händelser: Inget lämnades åt slumpen under förberedelserna. Säkra slottider på flygplatsen, plan B i händelse av dåligt väder, flexibla tidtabeller som planerats från början… Denna förmåga att förutse lugnade chefen, som visste att det redan fanns lösningar om det oväntade skulle inträffa. Detta står i kontrast till det traditionella resandet, där minsta sandkorn (försening, strejk) kan äventyra allt.
• Organisatoriskt flyt: Slutligen sågs det flytande händelseförloppet som en stor fördel. Tidtabellen för varje möte kunde respekteras eller anpassas utan huvudbry, vilket eliminerade en enorm mental börda. Att inte behöva oroa sig för logistiken gjorde att VD kunde fokusera på sina beslut och hans team kunde fokusera på innehållet snarare än på containern. Kort sagt, systemets flexibilitet ökade den kollektiva effektiviteten.

För att citera den chefsassistent som organiserade resan:

”Skillnaden ligger i detaljerna. Det faktum att vi kunde justera avgångstiden från Milano med fyrtio minuter dagen innan innebar att vi kunde slutföra förhandlingarna utan att stressa. Denna flexibilitet gör en verklig skillnad för chefens effektivitet

Jämförelsetabell: Affärsflyg jämfört med reguljärflyg

Kriterier	Kommersiella flygningar (Paris Stuttgart Milano Paris)	Affärsflyg med AEROAFFAIRES	Påverkan på den verkställande direktören
Total restid under 3 dagar	ca 21 timmars transport (transfer, ombordstigning, anslutningar)	ca 7 h 30 för kumulativ transport	2 arbetsdagar sparade
Tidtabell	Fast, beroende på schemalagda flygningar	Anpassas till chefens faktiska schema	Större flexibilitet och sinnesro
Konfidentialitet	Låg, allmänna utrymmen	Hög, dedikerade privata terminaler	Skydd av dokument och konversationer
Anslutningar inom Europa	Ibland med mellanlandningar eller anslutningar	Direkt	Koncentrationen bibehålls mellan mötena
Förbereda möten på resande fot	Svår, olämplig miljö	Tyst kabin, anslutning under flygning	Kontinuerligt arbete utan pauser
Samordning på marken	Ska organiseras separat i varje stad	Förare och transfer hanteras av AEROAFFAIRES	Eliminering av logistisk friktion
Fysisk påverkan och mental arbetsbelastning	Ökad trötthet, varierande faror	Smidigare resor, utvilade ankomster	Förbättrad kvalitet på utbyten

Slutsats

I det här sammanhanget är affärsflyget inte bara en bekväm nyck, utan ett verkligt verktyg för att optimera arbetstiden och beslutsfattandet. Som denna fallstudie har visat, för en chef som stod inför en kritisk internationell agenda, förvandlade chartringen av en privatjet en begränsning till en konkurrensfördel. De tre strategiska målen uppnåddes utan kompromisser, där vanliga kommersiella resor förmodligen skulle ha tvingat fram val eller orsakat skadliga förseningar.

AEROAFFAIRESföretaget har över 30 års erfarenhet av privatflyg och hjälper regelbundet ledande befattningshavare, chefsassistenter, projektledare, industrikoncerner och institutionella aktörer med deras strategiska resebehov. Sedan starten 1991 har denna mäklare organiserat mer än 45.000 skräddarsydda flygningar och transporterat mer än 120.000 affärsresenärer runt om i världen. Varje uppdrag är unikt och föremål för noggranna förberedelser: allt är utformat för att minska friktionen och bevara det som verkligen räknas för kunden – hans tid, hans tillgänglighet, hans förberedelser och hans säkerhet.

Kort sagt, att använda affärsflyg i en situation som denna handlar inte om att ta den enkla vägen ut: det handlar om att investera ieffektivitet. Chefen i vår fallstudie kunde tillbringa tre intensiva dagar med 100 procents kapacitet och hans företag skördar redan frukterna i form av projekt som slutförts och beslut som fattats snabbare. Detta scenario upprepas idag i många organisationer som förstår att tid som sparas in på resor är tid som återinvesteras i värdeskapande.

För att organisera ett liknande uppdrag: kontakta våra rådgivare 24/7:

• ✉️ [email protected]
• 🇫🇷 +33 (0)1 44 09 91 82
• 🇨🇭 +41 22 355 06 24
• 🇺🇸 +1 845 373 3456
• 🇬🇧 +44 84 4986 0547